In Zeiten knapper Budgets müssen sich technologische Investitionen mehr denn je rechnen. Reine Innovation reicht als Argument nicht mehr – gefragt sind messbare Effizienzvorteile. Genau hier kommt Product Information Management bzw. eine PIM-Software ins Spiel. Warum diese ein mächtiger Hebel zur Optimierung von Unternehmensprozessen ist, erläutert Timothy Becker, Director Business Development bei unserem ECC CLUB Mitglied Turbine Kreuzberg, im Interview.
Warum sind PIM-Systeme heutzutage so wichtig für Unternehmen, die im digitalen Raum tätig sind?
Die Herausforderung ist klar: Während Unternehmen ihre Kosten im Blick behalten müssen, explodieren die Datenmengen förmlich. Besonders Produktdaten sind häufig noch über verschiedene Systeme und Abteilungen verstreut – ein Rezept für Ineffizienz und Fehler. Gleichzeitig steigen die Kundenerwartungen stetig: Neben kanalübergreifend konsistent aufbereiteten Produktinformationen erwarten sie zunehmende Personalisierung und auf sie zugeschnittene Angebote. Ein PIM wirkt als ”Single Point of Truth“ im Unternehmen. Alle Abteilungen – sei es Marketing, Vertrieb oder Logistik – greifen auf dieselbe, stets aktuelle Datenquelle zu. Dabei ist PIM keine Insellösung, sondern vernetzt sich nahtlos mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM.
Ein kleiner Reminder: Ein Product Information Management-System (PIM) ist eine zentrale Datenplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, alle produktbezogenen Informationen effizient zu erfassen, zu verwalten und zu verteilen. Diese Informationen können alles umfassen, von technischen Specs über Marketingtexte bis hin zu Medieninhalten wie Produktbildern oder Videos.
Wie kann die Implementierung eines PIM-Systems zu Kosteneinsparungen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens beitragen?
Dank der zentralen und automatisierten Verwaltung von Produktinformationen können Unternehmen den Aufwand und die Kosten für die manuelle Datenpflege deutlich senken. Anstatt Produkte in mehreren Systemen anzulegen und zu aktualisieren, erfolgt die Pflege einmal zentral im PIM-System. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler, die oft zu kostspieligen Korrekturen führen.
Konsistente und aktuelle Produktdaten sind entscheidend, um Missstände in der Lieferkette bzw. der gesamten Wertschöpfung zu vermeiden. Fehlerhafte Produktinformationen führen zu falschen Bestellungen, kostspieligen Retouren und unzufriedenen Kund:innen. Weniger Produktdatenfehler wirken sich auch positiv auf die Kosten für Customer Service sowie Support aus.
Außerdem ermöglicht ein PIM-System Unternehmen neue Produkte schneller auf den Markt zu bringen. Durch die effiziente Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen können Markteinführungszeiten verkürzt werden. Dies bedeutet nicht nur schnellere Umsätze, sondern auch geringere operative Kosten durch verkürzte Entwicklungszyklen.
Das jeweilige Einsparpotenzial ist natürlich stark abhängig von der Branche, der Unternehmensgröße und der Komplexität der implementierten Software. Üblicherweise berichten Unternehmen von Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich in der Datenpflege und Fehlerreduzierung. Einsparungen von 20 bis 30 % hinsichtlich Datenpflegekosten und Fehlerkostenvermeidung können daher realistisch sein.
Wie beeinflusst ein solches System die Produktdatenverwaltung?
In erster Linie bietet ein PIM mehr Kontrolle über Produktdaten. Data Governance spielt bei Produktdaten eine wichtige Rolle. PIM-Systeme ermöglichen die Definition von Regeln sowie die Validierung von Werten und gewährleisten die systemübergreifende Konsistenz. Ein PIM bietet einen umfassenden Überblick über Qualität und Vollständigkeit aller Produkte, schafft Einstiegspunkte zur Bearbeitung und trägt erheblich zur sukzessiven Verbesserung der Daten bei. Moderne PIM-Systeme bieten Möglichkeiten, wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren, Batch-Bearbeitungen durchzuführen und verschiedene Tools, um die Bearbeitung nach den eigenen Bedürfnissen zu strukturieren.
Eng mit dem Produktdatenmanangement verknüpft: das Digital Asset Management (DAM). Schließlich sind Produktdaten dann am sinnvollsten, wenn sie mit Bildern, Bedienungsanleitungen und anderen Assets angereichert sind. Hier unterscheiden sich PIM-Anbieter zum Teil stark hinsichtlich der Funktionsbreite und der Anbindung an externe CDN-Systeme (Content Delivery Network).
Welche weiteren Vorteile kann ein PIM-System mit sich bringen?
Ein oft übersehener Vorteil von PIM-Systemen ist ihre Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften wie der kürzlich in Kraft getretenen allgemeinen Produktsicherheitsverordnung (GPSR), die erhebliche Auswirkungen auf den Markt hatte. Ein leistungsfähiges PIM erleichtert die Anpassung an regulatorische Änderungen durch Funktionen wie automatisierte Workflows, Versionskontrolle und Audit-Trails. Durch die zentrale Verwaltung von Sicherheitsdaten, Zertifizierungen und Handbüchern können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Informationen stets korrekt und aktuell sind.
Die Ausrichtung an Standards wie GS1 und GDSN gewährleistet die Datenstandardisierung und erleichtert die Erfüllung von Branchen- und regulatorischen Anforderungen. Zudem bieten die Versionskontrollfunktionen eine wertvolle Historie der Aktualisierungen, die für Audits und Inspektionen unerlässlich ist. Darüber hinaus ermöglicht ein PIM ein effizientes Management von Produktrückrufen, indem es betroffene Produkte schnell identifiziert und die Kommunikation mit allen relevanten Interessengruppen automatisiert.
Wie wird der Omnichannel-Handel durch eine zentrale Datenquelle für Produktinformationen effizienter gestaltet?
Ein Product Information Management (PIM) System ist der Motor, der den Omnichannel-Handel auf Hochtouren bringt. Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, da alle auf dieselben aktuellen Produktdaten zugreifen können. Dadurch wird die Abstimmung vereinfacht und die Entscheidungsfindung beschleunigt. Damit fungiert das PIM als zentrale Schaltstelle für Produktinformationen und sorgt dafür, dass alle Vertriebskanäle – ob Online-Shop, Marktplätze oder stationäre Geschäfte – aus demselben Datenpool schöpfen. Diese einheitliche Datenquelle zaubert nicht nur eine konsistente Kundenerfahrung, sondern stärkt auch das Markenimage und erhöht die Zufriedenheit der Kund:innen.
Sortimente können so einfacher an kanalspezifische Gegebenheiten und Anforderungen angepasst werden. Die Möglichkeit zur Personalisierung von Produktinformationen ermöglicht eine gezieltere Kundenansprache, was die Conversion-Rates und das Kundenerlebnis verbessert.
Insgesamt unterstützt ein PIM-System Unternehmen dabei, nicht nur kurzfristig effizienter zu arbeiten, sondern auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.