Die Implementierung von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen stellt Unternehmen stellenweise vor große Herausforderungen. Warum es sich unter den richtigen Umständen trotzdem lohnt diesen Schritt zu gehen und was Unternehmen hier beachten müssen, diskutieren Kathrin Krake, Leiterin Marketing & Business Development und Alexander Schilling, Marketing & Social Media Assistent bei unserem ECC CLUB Mitglied metas, im Interview.
Welche konkreten Vorteile siehst du in der Implementierung eines ERP-Systems für Unternehmen?
Kathrin Krake: In der heutigen komplexen Geschäftswelt kann die Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) für Unternehmen einen großen Schritt bedeuten. ERP-Systeme stehen im Zentrum der Digitalisierung, indem sie eine integrierte Datenarchitektur bieten. Dies bedeutet, dass verschiedene Geschäftsfunktionen – von der Beschaffung bis zum Finanzwesen – in einer einheitlichen Datenbank konsolidiert werden. Dieser Grad an Integration und gleichzeitiger Flexibilität beseitigt nicht nur Datenredundanzen und gewährleistet Konsistenz, sondern erleichtert auch den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf kritische Geschäftsinformationen.
Die Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen, welche durch ERP-Systeme ermöglicht wird, trägt wesentlich zur Steigerung der betrieblichen Effizienz bei. Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Abläufe zu straffen, ineffiziente Praktiken zu eliminieren und so signifikante Produktivitätssteigerungen und Kostensenkungen zu erzielen. Das merken auch Unternehmer:innen. Nach einem neuen Bericht der International Data Corporation sollen bis 2025 fast 60 % der Anwendungen in Unternehmen in Deutschland cloudbasiert sein (Quelle: www.contentmanager.de/nachrichten/studie-cloud-ist-das-fundament-moderner-it). Es bestätigt sich also, dass Cloud-Technologien viele Vorteile bieten, darunter Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Flexibilität.
Ist die Implementierung einer Cloudlösung für jedes Unternehmen denkbar oder gibt es spezielle Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen?
Kathrin Krake: Natürlich gibt es spezielle Voraussetzungen, die beachtet werden sollten. Zunächst müssen Unternehmen ihre eigenen Geschäftsanforderungen und Datenanforderungen sorgfältig bewerten. Einige Branchen oder Abteilungen könnten aufgrund von Vorschriften oder Datenschutzbedenken eingeschränkt sein, wenn es darum geht, sensible Daten in der Cloud zu speichern. Das Gesundheitswesen und die Finanzdienstleistungsbranche sind solche Beispiele, in denen strenge Compliance-Vorschriften gelten.
Bei der heutigen Entwicklungs- und Innovationsgeschwindigkeit ist es jedoch wahrscheinlich, dass für jede Branche eine cloudbasierte Lösung gefunden werden kann. Die Möglichkeiten der Anpassung sind dabei so groß, dass auch in hoch regulierten Branchen Cloudtechnologien zum Einsatz kommen können.
Welche Herausforderungen bestehen bei der Einführung und Nutzung von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen? Gibt es spezielle Bereiche, in denen Schwierigkeiten auftreten können?
Alexander Schilling: Die Einführung und Nutzung von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen sind ein komplexer Prozess, der definitiv Herausforderungen mit sich bringen kann. ERP-Einführungen erfordern oft, dass Unternehmen ihre bestehenden Prozesse in ein neues System übertragen. Dies kann zu organisatorischen Aufwänden führen, die von den Mitarbeiter:innen als störend empfunden werden könnten. Eine effektive Kommunikation und Schulung sind daher entscheidend, um Widerstände zu überwinden. Hier müssen sowohl ERP- als auch Cloud-Anbieter proaktiv agieren und den Unternehmen mit Support entgegenkommen.
Man sollte in der Entscheidungsfindung als Unternehmen darüber hinaus immer darauf achten, eine Lösung zu wählen, die flexibel und offen genug ist. Das Risiko eines sogenannten „Vendor Lock-ins”, also die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter oder einer einzigen Plattform, wird dadurch gemindert.
Sicherheitsbedenken sind ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von Cloud-Diensten. Welche Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten?
Alexander Schilling: Sicherheitsbedenken sind nicht nur wichtig, sondern essenziell. Nur so können Unternehmen bei der Auswahl und Nutzung von Cloud-Diensten den vorherrschenden Gefahren gewachsen sein. Eine bewährte Methode ist die Verschlüsselung von Daten, sowohl während ihrer Übertragung als auch im Ruhezustand. Dies schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff und stellt sicher, dass sie, selbst wenn sie kompromittiert werden, nicht entschlüsselt und gelesen werden können.
Oft ist es auch der menschliche Faktor, der Schwachstellen im Sicherheitssystem verursacht. Ein gut informiertes Team, das über die Gefahren von Phishing-Angriffen und die Wichtigkeit sicherer Passwortpraktiken Bescheid weiß, kann viele potenzielle Sicherheitsprobleme verhindern. Auch hier leisten einige Anbieter in bestimmten Bereichen Hilfe.
Abschließend sollte das Monitoring der Cloud-Aktivitäten hohe Priorität haben. Die ständige Überwachung des Zugriffs und der Aktivitäten ermöglicht es, ungewöhnliche Muster schnell zu erkennen und darauf zu reagieren. Es handelt sich also um ein Zusammenspiel aus Technologie, Bildung und ständiger Wachsamkeit.
Inwiefern ändern sich die Anforderungen und Prozesse im Unternehmen im Laufe der Zeit nach Implementierung von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen? Welche Anpassungen müssen unternehmensintern erfolgen, um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten?
Kathrin Krake: Die Einführung von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen in Unternehmen bringt nicht nur technologische Veränderungen mit sich, sondern hat auch tiefgreifende Auswirkungen auf organisatorische Anforderungen und Prozesse. Nach der Implementierung dieser Systeme wird oft eine Verschiebung in der Arbeitsweise, in den Unternehmenszielen und in den Anforderungen der Mitarbeiter:innen festgestellt.
Mit diesen technologischen Veränderungen geht oft ein Wandel in der Unternehmenskultur einher. Hierarchien könnten flacher werden, da Informationen schneller und transparenter geteilt werden. Unternehmen könnten agilere Managementansätze annehmen, um auf Marktveränderungen zu reagieren, die durch Echtzeitdaten aus ERP- und Cloud-Systemen beleuchtet werden.