ECC WEBTALKS, SCIENCE TALKS, MARKET TALKS, B2BEST, ECC FORUM, FASZINATION HANDEL – Die Vielfalt der Events aus unserem Haus ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Und so ist auch unser Eventteam gewachsen. Jana Winter, Junior Eventmanagerin, gibt uns einen Einblick in Ihren Arbeitsalltag.
Jana, du arbeitest seit Dezember als Junior Eventmanagerin bei uns. Hast du schon ein Lieblings-Event?
Das ist eine gute Frage, die ich gar nicht so richtig beantworten kann. Wir haben viele interessante und unterschiedliche Veranstaltungsformate, die größtenteils noch alle in der Planung sind. Von kleineren digitalen Webinaren über komplexe Veranstaltungen, die live gestreamt werden bis zu den Präsenzveranstaltungen. Natürlich liegen mir vor allem die Veranstaltungen am Herzen, bei denen ich von Anfang an beteiligt war und direkt mitwirken konnte bzw. kann. Festlegen, welche davon meine Liebste ist, kann ich nicht. Ein besonderes Ereignis war aber das ECC FORUM DIGITAL im März – meine erste Veranstaltung am IFH.
Das ECC FORUM ist eines unserer größten und wichtigsten Events. Was war dein Highlight bei deinem ersten ECC FORUM im März ?
Das ECC FORUM haben wir live aus dem IFH gestreamt und das Set-Up war sehr komplex. Schon vor meiner Zeit wurde ein Greenscreen-Raum eingerichtet, abgedunkelt, grün verkleidet, mit Scheinwerfern und der entsprechenden Technik, um auch digitale Veranstaltungen professionell durchführen zu können. Man kann verschiedene Settings vorprogrammieren und mit Knopfdruck die Szenen ändern und so bestimmen, was an die Gäste übertragen wird. Fast so wie bei der Tagesschau… Meine Aufgabe war es, die einzelnen Szenen anzulegen und sie dann während der Veranstaltung im richtigen Moment an die Teilnehmer:innen zu senden. Ich habe also bestimmt, was unsere Zuschauer:innen sehen und hören. Für mich als Greenscreen-Technik-Neuling eine große Verantwortung. Ich würde also sagen, mein Highlight war, dass alles ohne große Probleme und technische Störungen funktioniert hat und wir ein erfolgreiches Event hatten.
Und das nächste große ECC CLUB Event steht ja schon bevor! Am 19. September findet wieder unsere BE.INSIDE statt. Kannst du uns hier einen Blick hinter die Kulissen geben? Oder schon Speaker:innen verraten?
Genau, ein bisschen Zeit haben wir noch bis zur BE.INSIDE im September, aber die Eventwerkstatt arbeitet im Hintergrund bereits auf Hochtouren. Wir stecken regelmäßig unsere Köpfe zusammen und tüfteln am Programm. Es wird alles unter dem Motto „Metaverse“ stattfinden, spannende Vorträge und tolle Highlights geben. Unsere Eventlocation ist das altbewährte DOCK2 in Köln. Übrigens: Unsere ECC CLUB-Mitglieder bekommen zwei Freikarten für die BE.INSIDE und dieses Jahr dürfen ausnahmsweise auch Dienstleister zum Event kommen. Mehr verrate ich noch nicht – außer, dass das Essen gut wird. Dabei sein lohnt sich also und wer möchte, der kann sich gerne jetzt schon anmelden.
Spannend! Gehen wir nochmal einen Schritt zurück. Wie wird man Eventmanagerin? Wie sah dein Werdegang bis hierhin aus?
Nach meinem Abitur habe ich eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau in einem Veranstaltungshaus in Bergheim gemacht. Auf dem Programm standen hier alle Arten von Unterhaltungsveranstaltungen – Rock- und Klassikkonzerte, Theateraufführungen, kleine Festivals und Kinderveranstaltungen. Dabei habe ich meinen Ausbilder bei allen anfallenden Aufgaben unterstützt. Von der Programmgestaltung und Vertragsabwicklung über die Einsatzplanung bis hin zum Künstlermanagement, der Veranstaltungsleitung und Betreuung der Abendkasse. Hier konnte ich also schon richtige Veranstaltungsluft schnuppern. Schon während der Ausbildung war mir klar, dass ich noch ein Studium machen möchte. Also habe ich im Anschluss berufsbegleitend BWL mit dem Schwerpunkt Messe-, Kongress- und Eventmanagement studiert. Mein Praxispartner währende des Studiums war eine Medienagentur in Köln. Der Schwerpunkt lag hier mehr auf der Gestaltung von Printmagazinen und Onlinemarketing als auf der Organisation von Veranstaltungen – was natürlich auch Corona geschuldet war. Das Studium war also deutlich theoretischer. That’s it – so bin ich Eventmanagerin geworden.
Durch Corona haben ja vor allem digitale Events stark zugenommen. Auch bei uns – mit unseren wöchentlichen ECC WEB TALKS und jetzt neu auch den MARKET TALKS und SCIENCE TALKS. Was ist die Herausforderung bei digitalen Events?
Veranstaltungen wie wir sie bisher kannten, haben hauptsächlich davon gelebt, dass man sich persönlich austauschen und Kontakte knüpfen konnte, dass sie Ereignisse waren, die man live miterleben und auch mit anderen teilen konnte. Die Herausforderung bei digitalen Events ist also, dass man dieses Miterleben und den „persönlichen“ Kontakt so gut es geht gewährleistet, um die Teilnehmer:innen zu halten. Ich denke, wir kennen mittlerweile alle die Situation, wenn man zuhause vor dem PC sitzt, einem Vortrag lauschen muss, die Aufmerksamkeit langsam schwindet und einem womöglich noch die Augen zufallen…
Beim ECC FORUM DIGITAL haben wir eine spielerische Lösung dafür gefunden. Unsere Eventplattform war dem DOCK 2 in Köln nachempfunden, mit einem Networking-Bereich, einer Bühne und einem Outdoor-Bereich. Die Teilnehmer:innen konnten sich einen Avatar „basteln“ und sich damit frei auf der Plattform bewegen, sich mit anderen Unterhalten und dem Bühnenprogramm folgen.
Und du persönlich – was bevorzugst du? Präsenz-Events oder sich einfach digital einwählen?
Ich glaube, da habe ich keine Präferenz. Sowohl als Teilnehmerin als auch als Organisatorin mag ich die besondere Atmosphäre und das hektische Treiben auf Präsenz-Veranstaltungen. Aus organisatorischer Sicht sind die Präsenz-Veranstaltungen aber meist doch viel umfangreicher und zeitaufwändiger. Es gibt viel mehr Gewerke, die zusammenarbeiten und koordiniert werden müssen und da kann grundsätzlich mehr schiefgehen. Digitale Events sparen Zeit und auch Kosten. Vor allem, wenn es um Wissensvermittlung geht, sind sie eine super Alternative oder Ergänzung zu den Präsenz-Veranstaltungen. Beide Veranstaltungsarten bieten also ihre Vor- und Nachteile und gehen mit unterschiedlichen Herausforderungen und Risiken einher. So oder so ist jede Veranstaltung einzigartig und ein Stück auch unberechenbar.
Zum Abschluss: Warum eigentlich das IFH KÖLN als Arbeitgeber?
Während des Studiums habe ich gemerkt, dass mein Herz für Veranstaltungen schlägt und ich wieder in die Eventbranche zurück möchte. Für mich war aber auch klar, dass es eher in Richtung Business-Events geht und weg von den Unterhaltungsevents, da ich meine freien Wochenenden und Abende sehr liebgewonnen habe. Also musste ein Unternehmen her, was in dieser Branche tätig ist. Die Handelsbranche bzw. das IFH bietet viele spannende Ansätze für Eventformate. Hier habe ich die Abwechslung zwischen Präsenz- und Online-Events und kann neue Veranstaltungen mitentwickeln. Im Juni findet zum Beispiel mit der B2BEST ein neues Präsenz-Event statt und ich bin jetzt schon sehr gespannt, wie es wird. Außerdem waren schon die Bewerbungsgespräche so nett und auf Augenhöhe, dass ich sofort überzeugt war. Ein Perfect Match würde ich sagen.
